Dicas para organizar documentos e papeladas em geral

Você provavelmente deve ter mais papéis do que precisa em casa. Recibos, notas fiscais, diplomas, certidões, etc. Um monte de papel que não acaba mais que você não tem coragem de jogar fora porque não sabe se vai precisar. Se você se sente assim, este artigo é para você. Confira algumas dicas para organizar documentos e papeladas em geral.

Um estudo recente nos Estados Unidos indicou que as pessoas gastam até oito semanas por ano procurando por documentos e objetos no escritório. No Canadá estima-se que são enviados mais de 215 envelopes por ano, por endereço!

Isso é um pouco demais, você não acha? Leve em consideração que isso não inclui encomendas, jornais, propagandas, etc.

Por que guardar tanto documento?

Existem algumas razões que fazem a gente querer (ou ser obrigado) a guardar esse monte de papel:

comprovar quem somos: certidão de nascimento, casamento, etc
comprovar o que fizemos: pagamento de hipoteca, impostos, etc
comprovar um serviço a que você tem direito: garantias de produtos e serviços
documentar seus desejos: testamentos.

Quais deles devemos guardar?

Está é a lista de documentos que você precisa guardar:

Relacionados ao seu estado Civil: Certificado de nascimento, Diplomas, Casamento ou comprovante de união estável, e Decreto de divórcio
Impostos: Restituição de impostos, Tax assessment notices, T3, T4 e T5, Income tax instalment, Recibos utilizados em deduções (contribuições para o RRSP/REER, saúde, etc.), Pagamento de impostos
Contratos e comprovantes: Comprovantes de propriedade, acordo de empréstimo (Loan) ou quitação (discharge), financiamentos, contratos de aluguel, extratos de banco e cartão de crédito, investimentos, holerites (Pay slips), recibos de produtos ou consertos (eletrodomésticos, veículos, etc.), contas (eletricidade, telefone, etc.), garantias, recibos de renovações ou reparos na casa, relatórios de inspeção
Segurança financeira: Apólices de seguro, testamentos, declaração de incapacidade

Por quanto tempo?

As opiniões variam, mas o consenso geral diz que você deve guardar um documento durante o tempo que precisar dele. Não ajudou nada, certo? Bom, veja o seguinte.

A lei diz que você pode ser chamado pelo Canada Revenue até 6 anos depois de declarado seus impostos. Mas na realidade, se você for suspeito de fraude o Governo tem o direito de investigar sua vida por quanto tempo for necessário.

Algo semelhante se aplica para quando você fez uma reforma grande na sua casa e depois resolveu vendê-la. Se o próximo proprietário tiver problemas com o que foi feito, você pode querer ter esses documentos em mãos para provar o que foi feito e por quem.

Como guardar esses documentos?

A maioria das instituições financeiras e companhias disponibiliza acesso online ao seu histórico. Esses documentos digitais substituem (na maioria das vezes) os equivalentes em papel que você tem em casa.

Se você não tiver versões digitais dos documentos, você tem três opções:

Guardar em um lugar seguro. Documentos importantes devem ser guardados em segurança, longe de humidade e insetos. Em alguns casos, e dependendo do nível de importância do documento, você pode confiar uma cópia ao seu notário ou alugar uma caixa de depósito.

Facilmente acessíveis. Alguns documentos você deve manter guardados para serem utilizados quando você se for. É o caso de seguros, testamentos ou semelhantes. Logo, guardá-los em um lugar muito seguro, onde apenas você tem acesso não faz muito sentido.

Bem identificados. Ter um sistema de arquivos, onde cada documento pode ser encontrado e facilmente identificado é uma excelente ideia. Por exemplo, ter uma pasta para o seu REER / RRSP, outra pra investimentos, outra para impostos, e assim por diante.

Usando a tecnologia da informação

A tecnologia de hoje permite digitalizar e armazenar documentos de maneira simples e rápida. Os arquivos podem ser armazenados em mídias físicas (disco rígidos, USB keys, DVD, etc) ou carregados na “cloud”.

É importante lembrar que mídias físicas tem uma vida útil (lembram dos disquetes?). Não tem como confiar toda a sua vida em uma única solução, nem mesmo nesses serviços de Cloud disponíveis no mercado. A recomendação de especialistas é ter cópias dos documentos em mais de um lugar.

Então, você está pronto para começar a organizar seus documentos?